עבודת מטה

כדי להפיק מיחידה מנהלית מסוימת את המרב שניתן, צריך לדעת להפעיל את חבריה בצורה נכונה שתביא לידי ביטוי את מלוא הידע והניסיון המצטבר שלהם ולמיצוי מלוא יכולתם. מנהל יחידה שאינו עושה שימוש נכון באנשיו, שמונע מהם שותפות בעבודה ובאחריות, מתעלם מהם ואינו מקנה הרגשה של חשיבות לתפקידים המוטלים עליהם, שולל מעצמו את התועלת שיכול היה ליהנות ממנה, פוגע באינטרס הלאומי שהוא מופקד עליו ויוצר בקרב אותו ציבור עובדים הרגשת תסכול, בטלה ואבטלה. מי שחש עצמו מיותר הוא עובד רע. האשם בכך יכול להיות הממונה עליו ולא העובד עצמו. קיימת נטייה נוספת בבני אנוש, בייחוד בדרגים בכירים, שלא לסמוך על הכפופים להם ולרכז בידיהם את כל העבודה. התוצאה הבלתי נמנעת היא שנוצר חוסר איזון בחלוקת עומס העבודה והאחריות. עובדים בכירים אלה שרויים תמיד בלחץ ובתנאים של עייפות. גם עבודתם, קרוב לוודאי, סובלת מליקויים. הדרך הטובה ביותר להתגבר על תקלות אלה היא הפעלה נכונה של צוות העובדים, או במילים אחרות ניהול עבודת מטה נכונה. כך גם גוברת המוטיבציה של העובדים, רצונם להצליח ולהצטיין, נאמנותם לממונה עליהם ולנושא שהם מופקדים עליו, גאוותם על שייכותם ליחידה בה הם משרתים והמוטיבציה הכללית החיובית שלהם.

משה שרת ידע להפעיל את אנשי משרד החוץ, בדרגים השונים, ולהפיק מהם את מרב התועלת. יומנו זרוע תיאורים רבים של נוהל עבודה נכון ושימוש מושכל באנשי המשרד. להלן דוגמה בולטת של עבודת מטה כזו:

עם סיום ישיבת הממשלה ב-18 באוקטובר 1953, שעסקה בתוצאות פעולת התגמול בקיביה, נקט שר החוץ בכמה פעולות מקבילות. קודם כול זימן אליו את המנכ׳׳ל ואת יועצו המדיני וסיפר להם על ההחלטות שנתקבלו (שהיו, אגב, בניגוד לדעתו). למנכ״ל הכתיב נוסח תדריך לכל הנציגויות ובו הגרסה הרשמית של המאורע. בנפרד הכתיב מברק מיוחד לשגרירים בארצות הברית ובאנגליה. בינתיים הכינו במקביל היועץ המדיני ועובד נוסף טיוטת שלד של איגרת למועצת הביטחון שהוברקה לנציגות שליד האו״ם. אחר כך הכתיב שר החוץ לקצין העיתונות נוסח הסברה לעיתונות המקומית ולסוכנויות הידיעות הזרות. השר קבע לקצין העיתונות בדיוק מר ישיב על כל אחת מן השאלות הצפויות.[[i]]

בחיי היום-יום של המשרד התקיימה שגרת עבודה שתפקידה היה להבטיח שכל דרגי העובדים יהיו מעודכנים בהתפתחויות המדיניות, ואף יתרמו את חלקם לעבודת השר. בישיבת הבוקר של הנהלת המשרד, בראשות המנכ״ל, השתתף באורח סדיר נציגו האישי של השר ומנהל לשכתו שדיווח לשר על דיונים אלה ועל ההמלצות שהתגבשו בה. השר יכול היה, כמובן, לקבל את ההמלצות או לדחותן.[[ii]] עם זאת נהג שרת לקרוא בעצמו המברקים שהגיעו מן הנציגויות. כל מכלול עבודת משרד החוץ היה חשוב בעיניו. העבודה המדינית שנושאיה מרכזיים כמו גם עבודה קונסולרית או כלכלית או טיפוח קשרי תרבות. הוא לא התייחס בזלזול אפילו לנושאים בלתי מרכזיים. הוא רצה לדעת ממקור ראשון על עבודת המשרד על כל שלוחותיו: ״עברתי על צרור גדול של מברקים צפונים - יבולו של בוקר אקראי אחד במשרד החוץ. היה כאן קציר ידיעות, הצעות ותגובות מנציגויות שונות אשר שימש עדות חשובה ונאמנה לעירות ולרגישות של העומדים על המשמר במוצבים הקדמיים של שירות החוץ לכל אורך החזית״.[[iii]] השר נהג גם לשבת בעצמו עם צמרת המשרד ולנהל דיונים, אפילו בשאלות לא אקטואליות, בתכנונים לטווח ארוך, מעין דיוני מטה אסטרטגיים[[iv]] וכך גם בנושאים שעל סדר היום כמו ניסוח הנחיות למשלחת ישראל באו״ם לקראת דיון צפוי במועצת הביטחון.[[[v] כמו כן נהג שר החוץ לקיים התייעצויות נפרדות ומחוץ למסגרות הפורמליות בנושאים מיוחדים, עם הרכבים שונים של עובדי המשרד, ביניהם גם עובדים זוטרים, תוך מתן אפשרויות לעובדים אלה לבטא דעותיהם באורח חופשי לחלוטין.[[vi]] גם בהכנת איגרות דיפלומטיות שיתף שרת את עוברי המשרד. מאלף לקרוא תיאור גלגוליה של טיוטת איגרת ששרת הכין לצ׳רצ׳יל, ראש ממשלת בריטניה, בתשובה על אזהרה חמורה שהלה שלח לישראל. לטיוטה שכתב השר נוספו הערות המנכ״ל וכמה עובדים בכירים אחרים במשרד ואחרי כן החזיר השר את הטיוטה למנכ״ל לגיבוש סופי.[[vii]] לעתים הייתה נקודת התחלה אחרת כאשר הטיוטה הראשונה של המסמך הנדרש הוכנה על ידי אחד העובדים של המשרד, לפי הנחיות השר, והטיוטה הועברה אליו אחר שהמנכ״ל עבר עליה.[[viii]] אנשי משרד החוץ סייעו לשר גם בעבודתו בכנסת ותדרכו אותו לקראת הופעות כאלה.[[ix]] גם תוך כדי ישיבות ממשלה נהג שרת לקיים קשר עם צמרת המשרד ולקבל נתונים והצעות לוויכוח שהתנהל בהן.[[x]]

המנכ״ל היה ממונה על ניהול חיי היום-יום והעבודה השוטפת של המשרד, כולל ענייני מנהל, יחסי אנוש במשרד ובנציגויות,[[xi]] אך הדבר לא מנע מן השר ליטול לעצמו את הטיפול בסוגיה מסוימת ולעסוק בה במישרין, כאשר סבר שחשיבות הדבר מצריכה זאת. כך, למשל, הוציא פעם ארבע שעות מזמנו (מרס 1954) להכנת מברק תדריך מפורט לשגריר בלונדון לקראת הרצאתו של הלה בוועדה לענייני חוץ של המפלגה השמרנית. בהזדמנות אחרת הכין, יחד עם כמה מראשי המשרד, הודעות למסיבת עיתונאים.[[xii]] פעם גם התערב אישית כדי להבטיח מציאת מלווה מתאים לאורח ״פרובלמטי״, אנייראן ביוואן, מראשי מפלגת הלייבור הבריטית, שבא לבקר בארץ.[[xiii]] מצדו דאג שר החוץ לעדכן את מנכ״לו על התפתחויות כאשר זה חזר לעבודה אחר תקופת היעדרות.[[xiv]]

שרת הקפיד מאוד על תיאום נכון בין המשרד בארץ לבין הנציגויות בחוץ לארץ וכעס כאשר נתגלו מקרי חוסר תיאום.[[xv]] באותו האופן עמד על שימוש בצינורות הנכונים והתנגד לעקיפת סמכויות. כאשר ידיד יהודי מאנגליה ניסה ליצור קשר בין ישראל לספרד (נובמבר 1953) ודיווח על כך ישירות למשה שרת הפנה אותו שרת לשגריר ישראל בלונדון.[[xvi]] הסיבה לכך לא הייתה ״ביורוקרטית״ גרידא, אלא נבעה מטעמי זהירות. מערכות ביורוקרטיות מוקמות לצורך הענקת טיפול נכון לבעיות.

שרת סבר שאחר התפטרותו ומינוי גולדה מאיר לשרת החוץ ״חדלה כמעט היוזמה השוטפת מלמעלה למטה וכן חדל המתח בעיבוד דו"חות ובהגשת הצעות וטיוטות מלמטה למעלה... הוקל... הנטל (מעל המנכ״ל), כי חדלו הפניות הבלתי-פוסקות אליו מלמעלה ביום ובלילה, שבאו להמריץ ולהעסיק ולתבוע תגובות, ואילו מצד אחר, במקום להיות חוליית-ביניים (בין השר לבין המשרד) לגבי רוב העניינים הוא הפך לגביהם לקצה השלשלת ולכן עליו לקרוא ביתר עיון כל מברק ולשמש פוסק אחרון בסוגיות אשר קודם הוכרעו על השר״.[[xvii]] ולהלן: "עם פרישתי החל תהליך של קיטוב הסמכות במדיניות חוץ. מרכז הכובד הועתק הן למטה והן למעלה. למטה - גדל משקלם של אנשי צמרת המשרד וראשי המחלקות; הללו נתבעים עכשיו לחשוב וליזום יותר מוקדם, היות וראש המשרד פועל עכשיו יותר מתוך תגובה להצעות ואישור תוכניות המוגשות לו מאשר על ידי מתן הנחיות בהתעוררות עצמו. למעלה - הוגברה לאין שיעור סמכות ראש הממשלה בהשפעתו הישירה על פעולות משרד החוץ; הוא משמש עכשיו מקור של השראה ויוזמה מתמדת וערכאה פוסקת שאין עליה ערעור. בין שני אלה פחתה בהרבה חשיבותו האישית הממשית של שר החוץ״.[[xviii]] חיזוק לתחושתו על הידרדרות עבודת המטה במשרד החוץ מצא שרת, בתקופה מאוחרת יותר, בתלונתו על ראובן שילוח (2 בנובמבר (1957 שבא לספר לו ״שאין לו במשרד החוץ עם מי לדבר, ובכלל אין שם שיחות והתייעצויות, אין הדרכה וכל איש פונה לעברו״.[[xix]] קשה לשפוט אם תיאורים אלה הולמים את השינויים שחלו במשרד החוץ אחר התפטרות שרת אם לא. התרשמויות בכגון דא הן בדרך כלל סובייקטיביות מאוד. אולי היו בהן אפילו משאלות לב מצד שרת, או רצון להשמיע באוזניו דברים שהמספרים חשבו שינעמו לו. מכל מקום יש בהם בכל זאת כדי ללמד מה צורה צריכה ללבוש עבודת מטה נכונה במשרד החוץ, הן לגבי עצמו והן כגוף המשרת את צורכי השר ואת הממשלה כולה. הוכחה לכך שגם שרי חוץ אחרים היו ערים לצורך בקיום נהלי עבודת מטה משום התועלת שתצמח להם מוצאים גם אצל אבא אבן[[[xx] וגם אצל יגאל אלון.[[xxi]]